Ergonomía y organización

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Ergonomía y organización

Miquel Palou-Bosch

 

Una de las cuestiones que cada vez son más necesarias, en la medida en que una empresa, actividad profesional u organización van ampliando su producción, sea de bienes o servicios, son los esquemas operativos referidos al diseño de tareas, a la comunicación, a la resolución de conflictos y a la detección de errores, omisiones o defectos del propio sistema.

Es decir, estamos hablando de la necesidad de unos protocolos para realizar las tareas, para distribuir las funciones, para establecer las infraestructuras, decidir las herramientas, adecuar los espacios y establecer criterios ergonómicos en todas las fases de la producción y de su administración.

         Los esquemas deben sostenerse por una teoría, una serie de conceptos que deberán haber sido ya probados y acreditar cierto grado de seguridad y solvencia; teoría que, obviamente, según el tipo de tarea de la cual hablamos, podrá ser refutada o modificada en pro de su perfeccionamiento o adecuación al puesto de trabajo.

         Dos conceptos, de todas formas, esenciales para esta análisis, y que no deberemos olvidar nunca, serán el de eficiencia y el de eficacia. Ambos deberán ser las premisas que deben guiarnos para la obtención de un resultado concreto; y para que el trabajo tenga un sentido.

         Por ello, hay que tener en cuenta una serie de criterios generales para poder llegar a materializar la eficacia y la eficiencia en el servicio o en el bien producido; estos serán:

1.-El tiempo.- Habrá que organizar y administrar la dedicación a una tarea.

2.-El espacio.- La ubicación del puesto y las dimensiones geométricas adecuadas para poder trabajar con seguridad, eficacia y eficiencia. La estructura espacial, no reconocida muchas veces, es de suma importancia para los movimientos musculo-esqueléticos, así como evitar roces, golpes y similares; y también influye aquí la disposición de los elementos a utilizar en cuanto a una buena visibilidad de los mismos.

3.-Las herramientas.- Distinguiremos varios grupos de ellas: a) la maquinaria, como elemento autónomo que, a partir de una orden mecánica del trabajador, desarrolla una función determinada; son máquinas los vehículos, los equipos de proceso de datos (ordenadores, impresoras, pantallas…), maquinaria específica (de pegado de materiales, de ensamblaje, de cerrado, etc.) para elaborar productos, etc.; b) útiles y utillaje (el utillaje es un grupo de útiles), como elementos no autónomos que extienden las funcionalidades humanas (sustituyen o ayudan a un miembro determinado, una mano o un pie, a desarrollar una tarea física concreta); pueden ser algunos ejemplos los destornilladores manuales, electrónicos, eléctricos o semieléctricos, los bolígrafos, las grapadoras, el vestuario, los martillos, un berbiquí, etc.; c) los elementos intelectuales, definidos como aquellos elementos que sirven de manual, protocolo, instrucción o guía para afrontar una tarea y los inconvenientes posibles, o sea, los riesgos no considerados que se puedan dar (accidentes, incidentes, etc.); asimismo, también son elementos intelectuales todas aquellas acciones que se destinan a la preparación, formación e información de los operarios (conferencias generales o específicas; seminarios, cursos, cursillos, etc.)

4.-Otros recursos.- Adquisición de servicios externos por parte de la empresa, bien a iniciativa de la empresa, del trabajador o por el sindicato o las Mutuas. Pueden ser servicios que complementan o cubren algunos aspectos de las herramientas que la empresa no puede asumir directamente. O sea, hablamos de la contratación externa de servicios de formación, de planificación de riesgos, de vigilancia médico-sanitaria, de información general o específica, etc.

         La cuestión genérica estriba no sólo en saber del producto que se va a realizar, sea bien o servicio, sino también de cómo se va a organizar el espacio, el tiempo y los equipos humanos. Así, mientras los espacios pueden, bien o mal, definirse y concretarse igual que pueden concretarse las herramientas, adecuadas o no, hay dos cuestiones que la dirección, aparte de conocer el producto en sí y su forma de elaboración, debe conocer: se trata del tiempo y de la coordinación humana (saber dar las órdenes, saber admitir la subjetividad del factor humano y prever los defectos de este factor, tanto individual como grupalmente)

         En consecuencia, para a empezar a entender los conceptos, vamos a definir una serie de cuestiones, que muchas veces se confunden o se consideran como algo abstracto: a) ¿Qué es la eficiencia?; b) ¿Qué es la eficacia?; c) ¿Qué son las herramientas?; d) ¿Qué es la infraestructura?

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EFICACIA Y EFICIENCIA

         Definimos la EFICIENCIA como aquel concepto que constituye la calidad del servicio o bien producido, puesto a destino, presentado para  ser utilizado, preparado para su disposición.

         Definiremos la EFICACIA cuando nos referimos al tiempo utilizado en la acción, es decir, la lentitud o rapidez con que se ha producido un bien o se ha servido un encargo. De alguna manera, se trataría de cumplir con los plazos establecidos en el contrato de encargo del bien o servicio solicitado.

         A veces, ambos conceptos se necesitarán. Por ejemplo, en un servicio de urgencia clínica la eficacia es muy importante, pero, al mismo tiempo, la rapidez en la asistencia implica riesgos de concentración de los operadores, o que puede dar lugar a una eficiencia de baja calidad: el enfermo puede haber sido atendido con mucha rapidez; pero sin embargo la intervención adolece de defectos, que posteriormente deberán corregirse (o asumirse)

         En otro tipo de tareas, basadas en procesos sistematizados, el tiempo deberá ser limitado y adecuado a la operación a realizar. En consecuencia, por ejemplo, un grabador de datos electrónicos, no podrá superar un tiempo determinado en sus operaciones, pero tampoco se le podrá exigir menos del tiempo necesario, previamente éste estudiado. Si el grabador es presionado y se le exige una reducción del tiempo analíticamente establecido, nos encontraremos ante un riesgo elevado de errores; por tanto, ante una merma posible de la eficiencia.

         La dirección, por tanto, debe saber (está obligada, de hecho, a saber) planificar los tiempos de las tareas. Si éstos no son practicables (la mayoría de operarios yerran en su trabajo), hay que entender que la proyección de la tarea ha sido mal diseñada.

         Esta posible contradicción, entre tiempo objetivamente necesario y el tiempo ordenado, lleva consigo un alto grado de estrés en ambas partes (dirección y operario). Y este estrés conlleva problemas relacionales en los equipos de trabajo, ya que, además, si el producto o servicio es objeto de queja o reclamación por parte del cliente, el equipo necesita, más que investigar la circunstancia –que es lo que debería hacer–, buscar un culpable al que condenar, en aras a salvaguardar, generalmente, la propia empresa como organización o la dirección de la misma. Aquí vemos, entonces, que la ostentación del poder determinará las posibilidades de la acusación: de a quién aplicar la responsabilidad material de los defectos denunciados.

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LAS HERRAMIENTAS

       

  Las herramientas son todos aquellos elementos que el operario necesita para desarrollar su trabajo. A veces estamos hablando de elementos accesorios, no necesarios pero que facilitan la labor. En otras ocasiones hablaremos de elementos auxiliares, que acompañan pero puede hacerse la tarea sin ellos, aunque perfeccionan la misma. Y, finalmente, tendremos aquellos elementos auxiliares totalmente necesarios, sin los cuales no se puede realizar la tarea; por ejemplo, un simple bolígrafo o lápiz es absolutamente necesario para la anotación en un momento determinado.

         Podemos detallar las herramientas como útiles, utillaje, accesorios (automatismos, eléctricos o electrónicos, de telecomunicación, etc.). Por ejemplo, un berbiquí será un elemento eléctrico; un martillo será un útil; un coche será un automatismo; una nevera o un televisor también son automatismos; un equipo de proceso de datos será un elemento material eléctrico y electrónico a la vez; una aplicación informática para el equipo procesador será un elemento inmaterial de carácter electrónico; un teléfono fijo o una centralita serán elementos de telecomunicación; unos bolígrafos, lápices, grapadoras, taladros, papel y similares estarán dentro del grupo de útiles (utillaje concreto según la tarea a realizar)

         Cuando se tienen herramientas obsoletas, defectuosas, averiadas o inadecuadas estamos ante un defecto de la programación de la tarea, pues el trabajador necesitará más tiempo para realizarla y elevará el riesgo de una eficiencia y/o eficacia defectuosa. Asimismo, no cabe duda, el riesgo no sólo está en la calidad del producto o servicios, sino que, al mismo tiempo, existe un riesgo de accidente para el trabajador.  

         En este orden de cosas, y puesto que todos convendremos en que, en general, el mundo del trabajo se ha ido tecnificando (y en ello sigue) y maquinizando, pueden muchas veces exigirse mucho más al operario por el mero hecho de tener éste una determinada máquina o elemento; sin embargo, la cuestión no es en que tenga este elemento, sino en que dicho útil sea eficaz. Por ejemplo, la informatización de determinadas tareas (hay quizás a veces una exageración en la maquinización de algunas de ellas) implica, per se, una exigencia temporal de forma gratuita, pues el mero hecho de que la aplicación no esté bien configurada (ya no digo bien diseñada) implica una pérdida de tiempo importante. En esta cuestión, hay que decir que la obtención de equipos eficientes y eficaces implica un elevado coste que determinadas empresas pequeñas o medianas no pueden asumir. Por ello, en el mercado existen multitud de útiles electrónicos informáticos que adolecen de defectos al no considerar todas las variables de una tarea determinada, conllevando una pérdida de tiempo por parte del trabajador que luego revierte en la calidad del servicio a prestar, culpabilizando a veces al citado trabajador, cuando no ha sido por su ineptitud sino por la del equipo electrónico con el cual trabaja.

         De todas maneras, en general, en el mundo del trabajo se han ido cargando al operario, con el motivo de proveerle de un ordenador, o asimilado, de más tareas dentro de su tarea, o de ampliar la secuencia de su propia tarea. Por ejemplo, antes de la mecanización, en los años 70, aún existían bancos que, en su sección de caja, el operario utilizaba documentos para los ingresos y pagos, siendo que, posteriormente, estos documentos pasaban al departamento de proceso de datos donde se grababan. En la actualidad, el cajero, independientemente de que exista documento o no aportado por el cliente, debe proceder a identificar, verificar, justificar y grabar la operación, la cual ya queda contablemente registrada. Esto implica que, en la actualidad, la asistencia media a cada cliente, en la citada sección de caja, es mayor que antes cuando el operario sólo tenía que verificar firma y saldo, sin la necesidad de grabar la operación. Y esto es un ejemplo de una empresa perfectamente organizada y con alta calidad en sus equipos; figúrese el lector si hablamos de pequeñas empresa con recursos limitados: la cantidad de errores de grabación que se producen son enormes (o pueden llegar a serlo)

         En consecuencia, así como los automatismos, desde principios del siglo XX hasta la década de los 80, fueron elementos en general de alta seguridad, en cuanto a su eficiencia y eficacia, no podemos hablar de lo mismo desde que la electrónica sustituye al automatismo. La novedad electrónica, la nueva tecnología, se ha dado a conocer, se ha publicitado, como el elemento que ahorra tiempo en la organización de una empresa; y, como tal ahorro difundido, se ha ido exigiendo al operario, especialmente el de carácter administrativo, menos tiempo en su tarea, tarea que, a la vez, ha incrementado su secuencia: se trata, pues, a mi entender, de una exigencia producida por el mundo electrónico.

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LA INFRAESTRUCTUA

         Es el elemento en el cual se sostiene toda la organización. El concepto tiene dos vocablos: infra (prefijo de inferior) y estructura (distribución y ordenación de las partes de un sistema)

         Por tanto, infraestructura no significa, como algunos entienden, la estructura menor, sino la base de la propia estructura. La INFRAESTRUCTURA, por tanto, estará compuesta por los siguientes elementos, entre otros posibles:

         1.- El objeto de la organización; por ejemplo: asistencia clínica dental.

         2.-Los objetivos de la organización; por ejemplo: atender a la población exclusivamente infantil (especialización del servicio)

         3.-La finalidad de la organización; por ejemplo: conseguir emolumentos para dar trabajo a un equipo de personas y dotar un presupuesto para la investigación propia y la promoción de los trabajadores de la organización.

         4.-Política de la organización:

                   4.1.- Topes en los diferenciales de las retribuciones del personal, según la categoría.

                   4.2.- Solamente contratar pro veedores con políticas sostenibles, democráticas y transparentes.

                   4.3.- Contratar el 50% sólo con proveedores nacionales.

                   4.4.- Contratar personal auxiliar valorando más las actitudes que las aptitudes. Establecer protocolo de selección, debidamente analizado y acordado por la empresa (comisión de dirección y comisión de los operarios)

                   4.5.-Manual de conducta relaciona:

                            -Con el cliente.

                            -Con los compañeros de trabajo.

                            -Con los vecinos del centro de trabajo.

                            -Con las administraciones públicas.

                   4.6.- Sustitución quinquenalmente del Administrador Gerente de la empresa, según el tamaño. En el caso de pequeñas empresas es lógico pensar que el administrador permanente y gerente será el propio propietario.

         5.- Estructura espacial y material.

                   5.1.- Espacios: tamaños y ubicación.

                   5.2.- Equipos: maquinaria, mobiliario, herramientas…

         6.-El capital: Importe, accionistas o participaciones, porcentajes, etc.

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CONCLUSIÓN

         En la medida en que estos cuatro grupos de elementos se van configurando encontraremos más o menos éxito en la finalización de la tarea (del objeto fabricado o del servicio prestado)

         Por tanto, se trata de realizar una correcta planificación en la combinación de los tiempos, de la estructura del producto, de la calidad y de la utilidad de las herramientas y del diseño de la infraestructura.

         En la medida que se produzca una mayor desorganización, implicará más problemas que afectará a la relación social dentro de la empresa, con alto riesgo de conflicto relacional. Esto, además, elevará el grado de estrés. Con el incremento del estrés todos los riesgos pueden llegar a producir el caos organizacional, con lo que ello implica: conflictos en la empresa, defectos en el producto, decremento de las ventas, incremento de quejas y reclamaciones…

Por | 2017-04-07T09:52:17+00:00 Marzo 7th, 2013|Entradas recientes, Nosotros, Otros, Uncategorized|Sin comentarios

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